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elkato Datenblatt elkato bedeuted Eine Lösung für kleine Auto-Teiler-Organisationen Inhalt dieser Seite (verbergen) elkato ist ein Projekt des VAT e.V. (Vaterstettener Auto-Teiler). Im Folgenden werden Umfang und Features, sowie die Beschränkungen der einzelnen elkato-Module dargestellt. Anhand dieses Leistungsverzeichnisses können interessierte CSO feststellen, ob elkato zu ihrem Regelwerk kompatibel ist. Zweckelkato wurde und wird entwickelt, um kleinen Carsharing-Organisationen, insbesondere neugegründeten CSOs, ein Komplettsystem aus Soft- und Hardware zur Verfügung zu stellen, mit dem alle Bereiche von der Buchung und dem Zugang zu den Fahrzeugen über die Abrechnung bis zum Controlling zu erschwinglichen Kosten abgedeckt werden. Moduleelkato-Buchungelkato-Buchung ist ein Internet-Buchungsprogramm für Fahrzeuge und Zubehör. Es wird lediglich ein Internetzugang benötigt. Teilnehmer wie Administratoren benötigen keine spezielle Hardware oder Software. Jeder gängige Web-Browser ist verwendbar. Die Teilnehmer identifizieren sich durch ihren Mitgliedsnamen und ein Passwort. Die Teilnehmer können für sich selbst oder (optional) für andere Teilnehmer buchen. Teilnehmer ohne Internetzugang, oder die unterwegs sind und gerade keinen Internetzugang haben, können andere Teilnehmer anrufen und von diesen z.B. ihre Buchung verlängern lassen. Alle Buchungen können (optional) von jedem Teilnehmer jederzeit verlängert, verkürzt, verschoben oder storniert werden. Über ein Logbuch, das alle Änderungen an den Buchungen mit Teilnehmer und Uhrzeit registriert, können Unklarheiten oder Missbrauch aufgeklären werden. Die Buchungsdaten werden von einem Teilnehmer mit Administratoren-Rechte (eine oder mehrere Person(en) jeder teilnehmenden CSO) als Textdatei vom Server heruntergeladen werden. Diese Textdatei (EXCEL-kompatibel) wird dann von elkato-Abrechnung eingelesen und ausgewertet. Es besteht aber auch die Möglichkeit, eine Tabellenkalkulation oder ein selbstgeschriebenes Programm zu verwenden. Für jede teilenehmende CSO wird ein eigener abgeschlossener Bereich eingerichtet. Damit ist sowohl der Datenschutz als auch die Unabhängigkeit gewährleistet. Für jeden Bereich können eine Reihe von Vorgaben (z.B. Buchungsintervalle oder Stornozeit) vorgegeben werden. Die Teilnehmer, Fahrzeuge (Ressourcen) und Ressourcenbereiche werden vom Administrator jeder CSO über das Internet verwaltet (Anlage, Änderung, Löschung). Optional ist auch die Einrichtung von Quernutzungen zwischen einzelnen teilenehmenden CSOs möglich. elkato-AbrechnungDas Abrechnungsprogramm, basierend auf MS-ACCESS 2000, berechnet die Kosten für die Carsharing-Nutzungen im Abrechnungszeitraum und erstellt eine Rechnung für jeden Teilnehmer. Es erfasst die gebuchten Zeiten (aus dem Buchungssystem) und die gefahrenen Kilometer (aus dem Fahrtenbuch). Benzinquittungen und andere Belege sind nicht Bestandteil der Rechnung und werden deshalb in elkato-Abrechnung nicht erfasst (dies geschieht im Rahmen der Buchhaltung, für die zusätzlich ein Buchführungsprogramm benötigt wird - zur Software 'Lexware Buchhalter' sind Schnittstellen eingerichtet). Beiträge können wahlweise z.B. als Vereinsbeiträge (ideeller Bereich) über die Buchhaltung verbucht oder als Teilnehmerentgelte (umsatzsteuerpflichtig!) auf der Rechnung ausgewiesen werden. Zuerst werden die Buchungsdateien aus elkato-Buchung eingelesen. Dann wird der Abrechnungszeitraum eingestellt (immer ganze Monate). Nun müssen die Kilometerdaten aus dem Fahrtenbuch von Hand eingetippt werden. Die Buchungen können korrigiert, eingefügt und neu einsortiert werden. Das Programm prüft auch die Plausibilität der Kilometerdaten (keine "Rückwärtsfahrten"). Stornierungen werden bereits vom Buchungsprogramm berücksichtigt; kostenpflichtige Stornierungen sind in der Buchungsdatei enthalten.. Das Programm erstellt aus den Buchungsdaten und den Kilometerdaten die Abrechnungen und druckt ordnungsgemäße Rechnungen mit allen erforderlichen Angaben. Der Name der CSO, das Absenderfeld sowie diverse Angaben in den Fusszeilen können in einer Konfigurations-Datei eingestellt werden. Auch das Logo der CSO wird auf allen Ausdrucken wiedergegeben. Die Rechnungsnummer wird aus der Teilnehmernummer, dem Abrechnungszeitraum und einer fortlaufenden Nummer gebildet. Optional wird auch Mehrwertsteuer (%-Satz einstellbar) ausgewiesen. Für jeden Teilnehmer kann angegeben werden, ob die Rechnung gedruckt oder per E-Mail verschickt werden soll. Beim E-Mail-Versand werden die Rechnungen im PDF-Format als Attachment an eine E-Mail angehängt. Das Abrechnungsprogramm speichert alle Buchungsdaten, auch von vorangegangenen Abrechnungszeiträumen, sodass für die Statistikfunktionen von elkato-Controlling auch über Jahre hinweg die nötige Datenbasis vorhanden ist und Auswertungen über die Abrechnungszeiträume hinweg möglich sind. Kombinierbarkeit der Module
Die Software-Schnittstelle zwischen den Modulen wird offengelegt (Buchungsdatei), sodass an jeder Stelle auch Eigenentwicklungen möglich sind. So kann elkato-Buchung z.B. auch mit einem selbstgeschriebenen Abrechnungsprogramm oder mit einer Tabellenkalkulation betrieben werden. Internet-BuchungEinstellungenelkato-Buchung erlaubt und erfordert verschiedene Eingaben und Einstellungen, siehe Buchung.SystemKonfiguration. StornierungenDie Teilnehmer können Fahrzeuge und andere Ressourcen buchen, die Buchungen aber jederzeit auch verschieben, verkürzen oder verlängern. Dabei kann es sein, dass ursprünglich gebuchte Zeiten wieder frei gegeben werden. Damit die Teilnehmer nicht unnötig Buchungszeit belegen, ohne sie zu nutzen, ist die Stornierung (also die Freigabe von Zeiten) nicht kostenlos. Wenn die Freigabe einer gebuchten Zeitspanne früh genug erfolgt, dann ist sie kostenlos. Wird die Zeit erst kurz vor der Buchung, während der Buchung oder gar nach der Buchung freigegeben, dann müssen die Zeitkosten für diesen Zeitraum bezahlt werden. Dazu wird eine Frist von z.B. 12 Stunden vor Beginn der Buchung festgelegt. Freigaben von Zeit vor dieser Frist sind kostenlos, danach sind die Zeitkosten zu entrichten. Um die Teilnehmer zur Stornierung zu ermutigen, prüft das Programm, ob in der freigegebenen Zeit ein anderer Teilnehmer das Fahrzeug gebucht hat. Wenn dies der Fall ist, muss die Buchungszeit des anderen Teilnehmers nicht bezahlt werden. Es liegt also im Interesse des Teilnehmers, so früh wie möglich zu stornieren um so die Chance einer anderweitigen Nutzung zu erhöhen. AbrechnungsprogrammTeilnehmerAlle, die das Carsharing-Angebot nutzen, werden Teilnehmer genannt. Das muss sich nicht unbedingt mit den Vereinsmitgliedern decken, daher die neutrale Bezeichnung Teilnehmer. Die Teilnehmerdaten umfassen Anrede, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Bankverbindung, 2 Felder für Eintrittsdatum (z.B. bei Schnuppermitgliedern), Austrittsdatum, Teilnehmerkategorie (s.u.) sowie ein Feld, das steuert, ob die Rechnung per E-Mail verschickt werden soll. Es wird zwischen aktiven und passiven Teilnehmern unterschieden. Zwei Bemerkungsfelder, eines ggf. mit Ausdruck in der Teilnehmerliste, das andere für interne Zwecke, erlauben das Festhalten von übernommenen Aufgaben oder zusätzliche Informationen wie weiteren Telefonnummern usw. TeilnehmerkategorienEs können beliebig viele Kategorien mit gleichen oder unterschiedlichen Parametern angelegt werden. Jeder einzelne Teilnehmer muss einer Kategorie zugewiesen werden. Durch die Einführung der Kategorien müssen die Parameter nicht bei jedem einzelnen Teilnehmer eingestellt werden. Änderungen gelten automatisch für alle Teilnehmer, die der Kategorie zugewiesen sind. Neben den normalen "Standard"-Teilnehmern gibt es auf jeden Fall die CSO als Teilnehmer. Darüber hinaus sind Fördermitglieder, stille Mitglieder, Schnuppermitglieder u.a. denkbar. Die Teilnehmer werden deshalb in Kategorien, die sog. Teilnehmerkategorien eingeteilt. Damit wird ermöglicht, für alle Teilnehmer einer Kategorie verschiedene Parameter einzustellen:
AusdruckeRechnungDie Rechnung zeigt jede einzelne Nutzung mit Anfangs-, Endzeit, Dauer, ggf. km, Bemerkung, sowie km- und Zeitkosten für diese Nutzung. Sie enthält alle gesetzlich erforderlichen Angaben (Adresse, Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer usw.), einzustellen über die Einstellungen. AufstellungEine Aufstellung ist eine einfache Auflistung der Nutzungen mit Gesamtsumme, ähnlich wie eine Rechnung, aber sehr viel einfacher und ohne Briefkopf. MitgliederlisteEs gibt zwei Formate der Mitgliederliste. Das kurze Format enthält nur die wichtigsten Kontakt-Daten und kann an alle Mitglieder herausgegeben werden. Das lange Format enthält sämtliche Daten, auch die Bankverbindung, und ist ausschließlich für den Vorstand gedacht. RessourcenRessourcen sind alles was gebucht werden kann. Neben den Fahrzeugen können das Anhänger, Zubehör (z.B. Dachträger) oder ÖPNV-Fahrkarten sein. Ressourcen können frei gewählt und im Buchungssystem eingegeben werden. Jede Ressource hat einen Namen, z.B. "POLO3" und eine Ressourcennummer. Außerdem ist jede Ressource genau einer Ressourcenkategorie zugeordnet. RessourcenkategorienGleichartige Ressourcen werden zu Ressourcenkategorien zusammengefasst. Es können beliebig viele verschiedene Ressourcenkatekorien definiert werden. Jede Ressource muss einer Ressourcenkategoerie zugeordnet werden. So können zum Beispiel Ressourcenkategorien für alle Kleinwagen, alle Mittelklassewagen und alle Zubehörteile (Kindersitze usw.) definiert werden. Dann gelten für alle Fahrzeuge einer Kategorie u.a. die gleichen Preise. Für Anhänger fällt z.B. der Kilometerpreis weg, Dachträger und Kindersitze müssen gebucht werden, können aber kostenfrei genutzt werden usw. EinstellungenFür die verschiedenen Kategorien können eingestellt werden:
Statt auf einer Rechnung können die Buchungen für die Ressourcen einer bestimmte Kategorie auch als Aufstellung ausgegeben werden (z.B. für ÖPNV-Fahrkarten, deren Verleih von der CSO nur organisiert wird, aber nciht über die Bücher läuft). Wunschautos sind fiktive Autos, die man bucht, wenn keines der existierenden Autos frei ist (Kontrolle der Verfügbarkeit). Preise
Voraussetzungen und BeschränkungenVoraussetzungen für die Teilnehmer:Nur ein Internetzugang für elkato-Buchung. Hat ein Teilnehmer keinen Internetzugang, kann er auch telefonisch über einen anderen Teilnehmer mit Internetzugang buchen. Eine Call-Center-Funktion besteht nicht und ist nicht geplant. Wenn eine E-Mail-Adresse besteht, können optional die Rechnungen an die Teilnehmer per E-Mail verschickt werden. Voraussetzungen für die CSO:Das Buchungsprogramm läuft auf einem Internet-Server, die Bedienung erfolgt komplett mit jedem beliebigen Browser. Zur Abrechnung kann sich der Administrator der CSO die Buchungsdaten (für jede Buchung: Teilnehmer, Zeitspanne, Fahrzeug) als Textdatei auf den PC herunterladen. Die Auswertung kann mit elkato-Abrechnung (MS-ACCESS 2000), mit einer selbst konfigurierten Tabellenkalkulation oder mit einer selbst geschriebenen Datenbank erfolgen. Das sehr einfache Dateiformat ist vollständig dokumentiert. Beschränkungen:
Was von elkato nicht unterstützt wird
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