Buchfuehrung


HINWEIS: elkato-Abrechnung ist umgezogen!

Diese Seite bezieht sich auf Version 3.15 von elkato-Abrechnung, die inzwischen veraltet ist; um die Historie zu wahren, bleiben die Informationen und der Download auch weiterhin verfügbar.

elkato-Abrechnung wird jetzt gemeinschaftlich von Vaterstettener und Zornedinger Auto-Teilern auf der Open-Source-Website sourceforge.net gepflegt. Hierfür ist Dr. Christian Kohrt vom ZAT verantwortlich.

Allgemeine Informationen zu elkato-Abrechnung finden Sie auf der Projekt-Homepage. Unterstützung erhalten Sie auf der Support-Webseite. Sie können Herr Kohrt auch per E-Mail kontaktieren, der sich gerne um ihr Anliegen kümmern und Fragen beantworten wird.

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Schnittstelle zu einem Buchführungsprogramm

elkato-Abrechnung ist ausgelegt auf einen Datentransfer zum und vom Lexware Buchhalter, einem kommerziellen Buchführungsprogramm, das auch gut für die Buchhaltung von Vereinen oder kleineren Unternehmen geeignet ist. Wir verwenden das Produkt Lexware Buchhalter, aber diese Schnittstelle kann sicherlich auch von anderen Buchhaltungsprogrammen verwendet werden.

Beim Anklicken der Schaltfläche "Abrechnung berechnen und Transfer an Buchhaltung" wird pro Teilnehmer für alle angefallenen Entgelte eine Rechnung erstellt. Die Rechnungsdaten lassen sich in einer Datei "rechnungen.txt" im Installationsverzeichnis speichern, die dann in Lexware als Buchungssätze eingelesen werden kann. Damit erspart man sich das Buchen der Rechnungen im Buchführungsprogramm. Jede Zeile in der Datei entspricht einer gedruckten Rechnung.

Rechnungen.txt


Bild anklicken für Originalgröße

Die Datei "rechnungen.txt" enthält folgende Felder:

  • Belegdatum; Das Belegdatum ist immer der Tag nach dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums. Bei Monatsende=0 also der 01. des nächsten Monats, bei Monatsende=1 der letzte Tag des letzten Monats im Abrechnungszeitraum (z.B. 31.03.). Siehe Einstellungen.
  • Belegnummer; die Belegnummer, besteht aus
    • dem Jahr (2 Stellen)
    • der innerhalb eines Jahres fortlaufenden Nummer (4 oder mehr Stellen)
    • der Teilnehmernummer (4 Stellen)
  • Buchungstext; "Rechnung Carsharing Nr. " plus die Belegnummer mit Bindestrichen gegliedert.
  • Sollkonto; entspricht der TeilnehmerNummer
  • BuchungsbetragEURO;
  • Rechnungsnummer; wie Belegnummer, nur mit Bindestrichen gegliedert.
  • Feld1; frei definierbares Feld, einstellbar in Einstellungen
  • Feld2; frei definierbares Feld, einstellbar in Einstellungen
  • Feld3; frei definierbares Feld, einstellbar in Einstellungen

In die drei frei benutzbaren Felder Feld1 - Feld3 können zum Beispiel eingetragen werden:

  • Konto, für die Haben-Buchung der Rechnungsbeträge (Umsatzerlöse, Nutzungsentgelte carsharing)
  • Währungsfeld "EUR"

Import in Tabellenkalkulation

"rechnungen.txt" kann in jede Tabellenkalkulation importiert werden. Einstellungen für den Import:

  • Trennzeichen: Semikolon
  • Erst in der zweiten Zeile beginnen (die erste Zeile enthält die Feldnamen)
  • Kein Texterkennungszeichen (delimiter)
  • Manche Tabellenkalkulationen verlangen, dass die dritte Spalte als Text importiert wird.