Verwaltung der Teilnehmer

Die blau hinterlegten Felder müssen ausgefüllt werden, die Abrechnung funktioniert sonst nicht.

Tragen Sie alle Teilnehmer ein, auch die eigene CSO. Auch der Verein selbst ist ein Teilnehmer. Wenn eine Ressource z.B. repariert wird und daher nicht gebucht werden kann, so wird sie auf den Verein gebucht. Der Verein hat eine Sonderstellung, denn er wird z.B. bei der Statistik je nach Bedarf mit berücksichtigt oder weggelassen. Um den Verein von den anderen Teilnehmern zu unterscheiden, wird er in eine spezielle Teilnehmerkategorie eingeordnet.

Einige Hinweise zu den Daten:

• Der Login-Name ist der Name unter dem sich der Teilnehmer im Buchungssystem anmeldet. Er wird im Programm als Kurzbezeichnung des Teilnehmers verwendet. Maximal 16 Zeichen, keine Leerzeichen, keine Sonderzeichen, keine Umlaute.

Admin-Bereich im Buchungssystem

• Die Teilnehmernummer (max. 4-stellig) muss mit der Mitgliedsnummer im Buchungssystem übereinstimmen. Sie muss außerdem mit der Kontonummer des Teilnehmers in der Buchhaltung übereinstimmen. Es empfiehlt sich, in der Buchhaltung einen eigenen Nummernkreis (z.B. 2000 bis 2999) für die Teilnehmer (Debitoren) einzurichten.
• Die Kategorie ist die Teilnehmer-Kategorie.
• Feld Aktiv: Es gibt die Möglichkeit, einen Teilnehmer auf passiv zu setzen. Das bedeutet, dass dieser Teilnehmer entweder endgültig ausgetreten ist oder dass seine Teilnehmerschaft ruht. Für passive Teilnehmer werden keine Auswertungen gedruckt und sie werden in den Statistiken (normalerweise) und bei den Teilnehmerlisten nicht berücksichtigt.
• Feld Per E-Mail: Hat dieses Feld den Wert "Ja" (angekreuzt), dann hat das Teilnehmer zugestimmt, seine Abrechnungen per E-Mail zu erhalten. Ist der Wert "Nein" (FALSE), dann werden die Abrechnungen für diese Teilnehmer ausgedruckt und per Post verschickt.
• Feld Freikilometer: Die Aktiven im Verein erhalten für ihre Tätigkeit einen Ausgleich in Form von Freikilometern. Damit diese in die Abrechnung einfließen können, werden sie mit diesem Feld einem Euro-Betrag zugeordnet (z.B. die Kilometer-Kosten für 1 Kilometer in einer bestimmten Ressourcenkategorie). Siehe auch Ausdrucke.

Auch der Verein selbst ist ein Teilnehmer. Wenn eine Ressource z.B. repariert wird und daher nicht gebucht werden kann, so wird sie auf den Verein gebucht. Der Verein hat eine Sonderstellung, denn er wird z.B. bei der Statistik je nach Bedarf mit berücksichtigt oder weggelassen. Um den Verein von den anderen Teilnehmern zu unterscheiden, wird er in eine spezielle Teilnehmerkategorie eingeordnet.

Nutzer

Zu jedem Teilnehmer können mehrere Nutzer eingetragen werden. Das sind diejenigen Personen im Haushalt, die die Carsharing-Autos nutzen dürfen. Diese Nutzer müssen meist den Carsharing-Vertrag mit unterschreiben. Sie unterliegen auch der gesetzlich vorgeschriebenen Führerscheinkontrolle.

Kurzfassung der Teilnehmerliste

Diese Version ist für die Teilnehmer gedacht. Sie enthält nur diejenigen Daten, die für die Teilnehmer relevant sind: Name, Adresse, zwei Telefon-Nummern, eine Handy-Nummer, zwei E-Mail-Adressen. Es werden nur die aktiven Teilnehmer ausgedruckt.

Am Ende der Liste werden Webadresse, E-Mail-Adresse und Bankverbindung der CSO ausgedruckt, damit jedes Teilnehmer diese Daten immer parat hat. Diese Angaben werden in den Einstellungen festgelegt.

Langfassung der Teilnehmerliste

Diese Version ist für den Vereinsvorstand gedacht. Hier werden alle Daten aller aktiven Teilnehmer ausgegeben, auch diejenigen Informationen, die dem Datenschutz unterliegen.